Schwarmwissen: was wir speichern, was nie
Schwarmwissen ist ein Schalter in den Einstellungen von Postfluss. Schaltet eine Firma ihn ein, zählen anonyme Kategorien ihrer Anfragen mit, etwa „Lieferung verspätet“. Daraus entstehen Zahlen für alle, die selbst mitmachen. Mails, Namen und Nummern gehören nie dazu. Diese Seite sagt genau, was gespeichert wird und was nie.
Kurz gesagt
- Es zählt nur mit, wer es einschaltet. Standard ist aus.
- Gezählt werden nur Werte aus festen Listen, nie Texte.
- Zahlen sehen nur Firmen, die selbst teilnehmen.
- Der Ausstieg geht jederzeit und löscht alles, was eure Firma beigetragen hat.
- Schwarmwissen wird nie verkauft, nie an Dritte gegeben und nie zum Trainieren von Modellen genutzt.
Stand heute: Wir zählen und zeigen Teilnehmern Vergleichswerte, sobald eine Kategorie die Mindestzahlen erreicht (unten). In die Entwurfsvorschläge sollen die Zahlen später einfließen. Das bauen wir erst, wenn genug Firmen mitmachen, und messen vorher, ob es hilft. Erst dann sagen wir, wie gut es wirkt.
Was wir speichern
Für jede neue Kundenanfrage einer teilnehmenden Firma entsteht eine Zeile mit genau diesen Feldern. Die Liste ist abschließend.
| Feld | Mögliche Werte |
|---|---|
| Anliegen | eines der zehn Anliegen, etwa Sendungsstatus, Retoure oder Rechnung und Zahlung |
| Unterthema | ein festes Unterthema, etwa „Lieferung verspätet“ oder „Zahlung fehlgeschlagen“ |
| Stimmung | neutral, verärgert oder freundlich |
| Wiederholung | ja oder nein (zweite Nachfrage zur selben Sache); bleibt in der wartenden Zeile und geht in Stufe 1 nicht in den Zähler ein |
| Branche | eine von 14 groben Branchen, etwa „Handel: Mode“ oder „Reise und Freizeit“ |
| Monat | Eingangsmonat, etwa „2026-11“ |
| Ergebnis | Entwurf unverändert gesendet, Entwurf geändert gesendet, ohne Entwurf gesendet oder keine Antwort |
| Nachfrage | ja oder nein: Hat der Absender binnen 14 Tagen noch einmal geschrieben? |
Die Zeile wartet höchstens 14 Tage im Konto eurer Firma auf das Ergebnis. Danach wird sie in einen Zähler je Monat eingerechnet und gelöscht. Im Zähler steht nur, wie oft eine Kombination aus Unterthema, Branche, Monat, Stimmung, Ergebnis und Nachfrage vorkam.
Was nie gespeichert wird
- Texte aus Mails, Betreff, Entwürfe oder Antworten, auch keine Auszüge
- Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern
- Bestell-, Kunden-, Mail-, Vorgangs- und Firmennummern, überhaupt keine Kennungen
- nichts davon verschlüsselt oder gehasht, denn ein Hash eines Namens ist nur ein anderer Name
- Preise, Beträge und Konditionen
- wer in eurem Team geantwortet hat
Das gilt für die Speicherung. Damit Postfluss eine Mail einordnen und beantworten kann, geht sie wie in der AVV beschrieben an das Sprachmodell. Gespeichert wird davon für Schwarmwissen nur die Zeile oben.
Ab wann Zahlen sichtbar sind
Ein Zähler ist nur eine Zahl, solange er allein steht. Damit sich aus Zahlen nie auf eine einzelne Firma schließen lässt, gelten Mindestwerte je Kategorie (Unterthema und Branche):
- Für die interne Auswertung und spätere Vorschläge: mindestens 5 verschiedene Firmen und 50 Fälle, keine Firma mit mehr als 40 % der Fälle.
- Für Vergleichswerte in der App: mindestens 10 Firmen und 200 Fälle, keine Firma mit mehr als 30 %.
- Angezeigt werden ganze Prozent. Kategorien unter den Schwellen sind nie sichtbar, für niemanden.
Wer nicht teilnimmt
- Firmen aus Gesundheit, Recht und Steuern, Religion und Weltanschauung, Politik und Gewerkschaft sowie Dating und Sexualität. Dort kann Schwarmwissen aus Datenschutzgründen nicht eingeschaltet werden.
- Eigene Mails eurer Firma, Spam und Rundschreiben zählen nie mit.
Schalter, Ausstieg und Teilen
- Einschalten kann nur ein Admin, in den Einstellungen unter „Schwarmwissen“, nach Wahl der Branche und mit Bestätigung. Das Einschalten ist eure ausdrückliche Genehmigung nach AVV § 11 und wird im Protokoll der Aktionen festgehalten.
- Ausschalten geht jederzeit und wirkt sofort. Wartende Zeilen und alle Zähler eurer Firma werden gelöscht.
- Geben und nehmen: Wer nicht mitmacht, bekommt auch keine Schwarm-Zahlen und keine Vergleichswerte.
- In der App seht ihr, wie viele Anfragen eure Firma beigetragen hat, je Monat.
Rote Linie
Schwarmwissen wird nie verkauft, nie lizenziert und nie an Dritte gegeben. Es dient nie der Marktforschung, nie dem Trainieren von Modellen und nie dem Rückschluss auf einzelne Firmen oder Personen. Eine weitere Nutzung gibt es nur mit einem neuen, ausdrücklichen Ja jeder Firma.
Rechtsgrundlage
Die Zeile im Konto eurer Firma verarbeiten wir in deren Auftrag. Für die Bildung und Nutzung der anonymen Zähler sind wir selbst verantwortlich, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung (Abschnitt 10) und im AVV (§ 11).
Textbaustein für eure Kunden und Beschäftigten
Wenn ihr Schwarmwissen einschaltet, solltet ihr eure Kunden und Beschäftigten kurz darüber informieren, etwa in eurer Datenschutzerklärung. Wo es einen Betriebsrat gibt, bezieht ihn ein. Diesen Text könnt ihr übernehmen und anpassen:
Wir nutzen für den Kundenservice Postfluss. Wir haben dort „Schwarmwissen“ eingeschaltet. Dabei zählt der Anbieter aus eurer Anfrage nur anonyme Kategorien mit, zum Beispiel das Thema („Lieferung verspätet“), die Stimmung, den Monat und ob unsere Antwort gepasst hat. Euer Text, euer Name, eure Adresse und alle Nummern werden dafür nicht gespeichert. Die Zähler werden nicht verkauft und nicht an Dritte gegeben. Wer nicht möchte, dass seine Anfrage mitzählt, schreibt uns. Mehr dazu: postfluss.com/schwarmwissen.html
Für Beschäftigte: Welcher Mitarbeiter geantwortet hat, wird nicht erfasst. Das Ergebnis einer Anfrage („Entwurf unverändert gesendet“) steht nur als anonymer Zähler im Schwarmwissen.
Kontakt
Fragen und Widersprüche schickt ihr an die Adresse im Impressum.